À l’image des plus grandes universités de France, l’université de Lille dispose, elle aussi, d’un espace numérique de travail (ENT). Ce dernier concentre en son sein un ensemble d’outils dont le but est de faciliter la vie des étudiants, des enseignants et du personnel administratif. Au nombre des outils très utiles disponibles sur l’ENT Univ-Lille, figure en bonne position Zimbra Lille. Il s’agit du webmail destiné à la communauté universitaire. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur cette messagerie web.
Zimbra Lille : qu’est-ce que c’est ?
Zimbra Lille est la messagerie électronique officielle de l’université de Lille. Elle est utilisée par l’ensemble de la communauté universitaire comprenant :
- Les étudiants ;
- Les enseignants ;
- Les chercheurs ;
- Le personnel administratif.
Ce webmail est directement intégré à l’environnement numérique de travail (ENT) de l’université qui centralise une kyrielle d’outils numériques indispensables. Accessible depuis la rubrique « Mes applications » de cet ENT, Zimbra Lille présente une interface très simple et complète pour gérer les courriels, les contacts, les agendas et les tâches. À noter que Zimbra Lille assure la sécurité et la confidentialité des données échangées et des informations personnelles. Le service est facilement accessible depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
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Quelles sont les fonctionnalités de Zimbra Lille ?
Gestion des mails et contacts, calendriers, personnalisation… voici les différentes fonctionnalités de la messagerie Zimbra Lille.
La gestion des mails et des dossiers
Comme toute messagerie digne de ce nom, Zimbra Lille permet aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des messages électroniques de manière instantanée. Elle permet aussi de créer des dossiers pour organiser ses courriels selon diverses catégories. En plus de classer les messages dans ces dossiers, les utilisateurs peuvent aussi supprimer les courriels qui ne sont plus nécessaires. L’envoi de fichiers en pièces jointes est en outre possible, de même que le partage de dossiers avec d’autres utilisateurs. Cela facilite la collaboration et l’échange d’informations au sein de l’université.
La gestion des contacts
La gestion des contacts sur Zimbra Lille permet aux utilisateurs de créer et d’organiser leur liste de contacts de manière optimale. Chaque utilisateur peut ajouter de nouveaux contacts, importer des listes de contacts existantes et les organiser selon ses préférences. On peut aussi partager des groupes de contacts avec d’autres utilisateurs dans le cadre des échanges et des collaborations. La synchronisation des contacts avec d’autres appareils est en outre possible afin que les informations de contact soient toujours actualisées et accessibles en tout lieu.
Les calendriers
Zimbra Lille propose un agenda pour chaque utilisateur. Il est nommé « Calendrier » sur l’interface et a été prévu pour gérer les événements et les tâches. Les utilisateurs peuvent créer des rendez-vous, programmer des tâches et même créer plusieurs calendriers en fonction de leurs besoins spécifiques. Une fonctionnalité de partage de calendrier est également disponible. Elle est similaire au partage de dossiers et a pour but de coordonner les horaires entre les membres de l’université.
En plus de tout cela, il est possible de déléguer la gestion de son agenda à une autre personne en lui attribuant le rôle « admin ». Vous pouvez aussi importer des calendriers externes pour rassembler toutes vos obligations en un seul endroit afin de les gérer au mieux.
Les préférences
La section « Préférences » dans Zimbra Lille donne accès à une série d’options de personnalisation de l’interface et de l’expérience utilisateur. À titre d’exemple, les internautes peuvent programmer l’affichage des courriels pour éviter qu’ils soient immédiatement marqués comme lus. Ils peuvent personnaliser les paramètres d’écriture ; notamment la taille de la police, les couleurs et le format (HTML ou texte).
Cette rubrique regroupe aussi tous les filtres créés pour trier les courriels de manière automatique. De plus, vous pouvez définir plusieurs signatures différentes selon le type de message : nouveaux messages, réponses ou transferts. Un répondeur en cas d’absence est par ailleurs proposé. Son rôle est de programmer des réponses automatiques distinctes pour les courriels internes et externes. Les utilisateurs peuvent aussi indiquer leur absence dans le calendrier, ce qui les rend indisponibles pour cette période.
Pour finir, notez que dans les préférences, vous pouvez visualiser les partages effectués. Ceux-ci se trouvent dans le dossier « Partagés par moi ». Vous pourrez aussi voir les partages effectués pour le compte d’autres utilisateurs.
BON À SAVOIR
Sur Zimbra Lille, on peut programmer des notifications par courriel afin de recevoir toutes les nouvelles communications directement sur son adresse mail @univ-lille.fr.
Comment se connecter à Zimbra Lille ?
Pour se connecter à la messagerie Zimbra Lille, voici les étapes à suivre :
- Connectez-vous à l’ENT: rendez-vous sur univ-lille.fr et entrez vos identifiants. En principe, ils sont fournis par l’administration ;
- Accédez à la messagerie Zimbra: dans « Mes applications favorites », cliquez sur « Webmail » ;
- Utilisez l’URL directe: tapez https://zimbra.univ-lille.fr pour un accès direct ;
- Application Lilu: les étudiants peuvent utiliser l’application Lilu pour accéder à Zimbra.
Pour plus de détails sur la procédure de connexion, rendez-vous sur https://infotuto.univ-lille.fr/fiche/zimbra. Un tutoriel de connexion en PDF est disponible sur cette page ainsi que l’ensemble des services de la messagerie. Vous n’aurez qu’à les consulter.
Comment paramétrer Zimbra Lille ?
Pour paramétrer Zimbra Lille sur vos appareils, voici comment vous y prendre.
Configurer le serveur entrant (IMAP)
La configuration du serveur entrant (IMAP) s’effectue comme suit :
- Ouvrez la zone des paramètres de votre client de messagerie ;
- Sélectionnez l’option pour ajouter un nouveau compte de messagerie ;
- Choisissez le protocole IMAP ;
- Entrez l’adresse du serveur entrant : univ-lille.fr ;
- Sélectionnez la sécurité SSL/TLS ;
- Utilisez le port 993.
Configurer le serveur sortant (SMTP)
Pour configurer le serveur sortant appelé serveur SMTP, voici comment faire :
- Toujours dans les paramètres de votre client de messagerie, localisez les options du serveur sortant ;
- Choisissez le protocole SMTP ;
- Entrez l’adresse du serveur sortant : univ-lille.fr ;
- Sélectionnez la sécurité SSL/TLS et utilisez le port 465 ou sélectionnez STARTTLS et utilisez le port 587.
Configurer le serveur CALDAV
Configurer le serveur CALDAV est indispensable pour le paramétrage de Zimbra Lille sur votre terminal. Voici le processus à suivre pour y parvenir :
- Pour synchroniser votre calendrier, accédez aux paramètres de votre application de calendrier ;
- Choisissez l’option pour ajouter un compte CALDAV ;
- Entrez l’adresse suivante : https://zimbra.univ-lille.fr/dav/prenom.nom/Calendar.
Configurer le serveur CARDDAV
Dernière configuration à effectuer pour finaliser le paramétrage : la configuration du serveur CARDDAV :
- Pour synchroniser vos contacts, accédez aux paramètres de votre application de contacts ;
- Choisissez l’option pour ajouter un compte CardDav ;
- Entrez l’adresse suivante : https://zimbra.univ-lille.fr.
Que faire en cas de problème sur Zimbra Lille ?
Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter à Zimbra ou pour configurer votre messagerie, veuillez ouvrir un ticket sur la plateforme d’assistance de l’université de Lille en visitant le site suivant : https://assistance.univ-lille.fr. Un membre de l’équipe de support vous aidera à résoudre votre problème dans les plus brefs délais.
Quels sont les avantages de Zimbra Lille ?
Zimbra Lille présente de nombreux avantages pour les étudiants, les enseignants et le personnel administratif de l’université de Lille. Voici les plus notables.
La gratuité et la simplicité de la messagerie
L’un des principaux avantages de Zimbra Lille reste sa gratuité. La messagerie est mise à disposition de tous les étudiants, enseignants et membres du personnel de l’université de Lille sans coût. Cela permet à tous les utilisateurs de bénéficier d’une solution de messagerie professionnelle sans avoir à s’abonner.
Zimbra Lille se distingue également par sa simplicité d’utilisation. L’interface utilisateur est intuitive et facile à prendre en main, même pour ceux qui ne sont pas familiers avec les outils de messagerie. La gestion des courriels, des contacts et des calendriers s’avère très aisée.
L’intégration à l’ENT Univ-Lille
L’une des principales forces de Zimbra Lille est son intégration complète avec l’espace numérique de travail (ENT) de l’université. Elle a induit une centralisation des outils numériques et une facilité d’accès à diverses applications depuis une seule interface. L’accès à la messagerie, aux calendriers et aux contacts via l’ENT fait gagner énormément de temps en plus d’améliorer la productivité des utilisateurs.
Les nombreuses fonctionnalités
Zimbra Lille offre une gestion des courriels performante, avec des fonctionnalités comme :
- La création de dossiers pour organiser les messages ;
- L’envoi de fichiers en pièces jointes ;
- La possibilité de partager des dossiers avec d’autres utilisateurs ;
- Etc.
Cette flexibilité permet de maintenir une boîte de réception bien ordonnée et de collaborer facilement avec les collègues et les camarades d’amphi.
La synchronisation des contacts et des calendriers est un autre avantage majeur. Les utilisateurs peuvent ajouter et organiser leurs contacts, partager des groupes de contacts et synchroniser ces informations avec d’autres appareils. Le calendrier intégré permet de programmer des rendez-vous, de créer des tâches et de partager son agenda avec d’autres. De quoi optimiser la planification et la coordination des activités académiques.
La personnalisation et la gestion des préférences
Sur Zimbra Lille, les options de personnalisation sont très poussées, avec des paramètres de messagerie comme l’affichage des courriels, la personnalisation des signatures et la gestion des filtres. Les utilisateurs sont libres de configurer des répondeurs automatiques en cas d’absence et d’indiquer leur indisponibilité dans le calendrier. Un aspect qui améliore la gestion du temps et des communications.
La sécurité et l’accessibilité
La sécurité des données est une priorité pour Zimbra Lille. L’utilisation de protocoles sécurisés comme SSL/TLS pour les connexions IMAP et SMTP en est la preuve. De plus, l’accessibilité depuis n’importe quel appareil connecté à internet garantit que les utilisateurs peuvent ouvrir leurs courriels, contacts et calendriers où qu’ils se trouvent.
