Un coffre-fort en ligne ou coffre-fort numérique est une solution de stockage sécurisée basée sur internet pour protéger des données numériques sensibles. Contrairement aux coffres-forts traditionnels physiques, ce type de coffre-fort permet aux utilisateurs de stocker des fichiers, des documents et d’autres informations de manière virtuelle. Aujourd’hui, Arkevia constitue l’un des coffres-forts en ligne les plus fiables et sécurisés disponibles en France. Destiné aux milieux professionnels, ce service s’est révélé être très utile pour les salariés et les ressources humaines. Pour en savoir plus sur Arkevia, lisez cet article.
Arkevia : présentation
Créé en 2016 par deux français, Frédéric Mantelet et Jérémy Blanc, Arkevia est un service de coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique (comme défini dans les CGU) dédié aux salariés. Conçu pour offrir simplicité et sécurité, Arkevia permet aux employés de stocker, partager et gérer leurs documents professionnels de manière centralisée. Le principal objectif de la plateforme est de faciliter l’accès aux documents et de favoriser le partage sécurisé entre collègues.
Grâce à une interface facile à assimiler et des fonctionnalités avancées, Arkevia répond aux besoins des entreprises en matière de gestion documentaire. La plateforme garantit dans le même temps la confidentialité des données. Cette solution contribue ainsi à l’efficacité et à la collaboration au sein des équipes. Elle assure en plus la protection des informations sensibles.
Arkevia.com : comment fonctionne ce coffre-fort numérique ?
Stockage, mesures de sécurité, accès… découvrez dans les lignes qui suivent le fonctionnement d’Arkevia.
Le stockage
Avec Arkevia, les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le cloud. De cette façon, il est possible pour les utilisateurs d’accéder à tout moment à leurs documents, et ce, où qu’ils soient. Aussi, le site Arkevia.com est hébergé par la société mère CEGEDIM SA ; ce qui renforce un peu plus la fiabilité du coffre. Toutefois, il est important de noter que le coffre-fort électronique doit être mis à disposition de l’utilisateur par son employeur. Après quoi, l’utilisateur (le salarié) devra donc s’inscrire et créer un compte MyArkevia pour accéder à la fonctionnalité de stockage de données.
Par ailleurs, il faut savoir qu’avec Arkevia, la taille des documents sauvegardés ne peut dépasser 2 Mo, sauf ceux directement déposés par l’employeur. Pour les documents personnels, l’espace de stockage par défaut est de 100 Mb. Mais il peut varier selon le contrat de travail de l’employé avec l’entreprise.
Les moyens d’accès
Arkevia est accessible via l’adresse web https://www.arkevia.com/. Vous pouvez vous connecter avec un smartphone android ou iOS. Cependant, on vous conseille d’utiliser un PC pour accéder à votre compte. L’interface sera plus étendue pour gérer vos documents de manière flexible. Inutile de souligner qu’il faut une connexion internet stable pour profiter du service. Si vous avez besoin d’assistance technique pour configurer votre compte myArkevia, sachez que le service client est disponible 24 h/24 et 7jours/7 en cas de problème.
Les dispositions de sécurité
Arkevia place la sécurité au cœur de son fonctionnement. La plateforme utilise des protocoles de sécurité de pointe pour protéger les données de ses utilisateurs contre les accès non autorisés et les piratages. Des pare-feu, des systèmes de détection d’intrusion et d’autres mécanismes de sécurité sont mis en place pour assurer une protection maximale des informations stockées. Aussi, il faut rappeler que les serveurs d’Arkevia sont gardés dans des centres de données appartenant à la société mère (CEGEDIM SA). De ce fait, aucun tiers n’intervient dans la gestion des informations recueillies par le coffre en ligne.
Le chiffrement des données
Vous vous en doutiez certainement, Arkevia utilise bien la technologie de chiffrement des données pour protéger les fichiers conservés. Toutes les données stockées sur la plateforme sont cryptées à l’aide d’algorithmes de chiffrement robustes. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder et visualiser les informations placées dans le coffre. Les personnes y accédant de manière frauduleuse ne pourront rien lire sans la clé de chiffrement appropriée, puisque les fichiers se présenteront en format illisible.
L’accès simplifié et sécurisé
Arkevia propose un accès aisé et sécurisé à ses utilisateurs. Cela, grâce à des mécanismes d’identification simples, mais sûrs. Chaque utilisateur a un compte avec identifiant et mot de passe pour une authentification sécurisée. De plus, après stockage, la plateforme met à disposition des utilisateurs des fonctionnalités de contrôle d’accès pour permettre aux employés d’établir des autorisations spécifiques pour chaque document dans le coffre. De cette manière, ils pourront définir qui peut y accéder et qui peut le modifier.
Le classement des documents
Pour faciliter la gestion et l’organisation des documents archivés, Arkevia propose des fonctionnalités de classement des documents. Les utilisateurs peuvent créer des dossiers personnalisés, ajouter des tags et les classer en fonction de catégories. Cela, afin d’organiser efficacement leurs fichiers et accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
Lire aussi : MyPeopleDoc : guide complet d’utilisation de ce coffre-fort en ligne
Quels sont les documents stockables dans Arkevia ?
Les employeurs et les salariés peuvent stocker divers types de documents dans le coffre-fort en ligne Arkevia. Ils peuvent stocker par exemple :
- Les bulletins de salaire: pour conserver un historique des rémunérations des salariés ;
- Les contrats de travail: pour archiver les accords contractuels entre l’entreprise et les travailleurs ;
- Les documents sensibles: toutes les informations confidentielles qui nécessitent une protection particulière peuvent être stockées sans crainte dans le coffre ;
- Les factures de l’entreprise: pour une organisation efficace des documents financiers et comptables, Arkevia peut également servir d’emplacement pour la conservation des factures ;
- Les certificats: il s’agit de documents légaux ou administratifs nécessaires pour différentes procédures. Les versions numériques de ces certificats peuvent être sauvegardées au sein d’Arkevia ;
- Les documents RH: Arkevia est aussi utilisé pour stocker les dossiers du personnel, les évaluations de performance, etc.
Comment se connecter à Arkevia ?
Pour se connecter au coffre-fort numérique Arkevia, suivez les étapes ci-après :
- Rendez-vous sur le site web arkevia.com ;
- Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Coffre-fort » en haut de page à droite ;
- Cliquez sur « Se connecter » après avoir renseigné votre identifiant (ou votre email) ainsi que votre mot de passe dans les champs appropriés.
Mais avant cela, assurez-vous d’avoir un compte. Si vous n’en avez pas, inscrivez-vous en suivant les mêmes étapes puis en cliquant sur « S’inscrire » au lieu de « Se connecter ». Remplissez ensuite toutes les cases avec les informations exigées puis validez. À l’écran de connexion, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe chaque fois que vous souhaitez accéder au coffre-fort. Ils doivent être identiques à ceux utilisés lors de l’inscription ;
Une fois connecté, accédez à votre compte Arkevia en sélectionnant la section « Mon compte ». Vous pourrez ainsi gérer votre profil, consulter votre historique de consommation, gérer vos factures et demander des justificatifs de dépenses.
Les avantages d’Arkevia pour les employés
Arkevia offre de nombreux avantages pour le personnel des entreprises qui ont opté pour sa solution de stockage. Voici les plus importants.
La conservation facile et sécurisée des documents
Avec Arkevia, les employés bénéficient d’une méthode de conservation documentaire plus simple et sécurisée qui leur permet de réduire le risque de perte. La plateforme leur garantit la préservation de tous leurs fichiers dans un espace sécurisé, conforme aux normes RGPD et aux réglementations en vigueur. Cela rassure quant à la sécurité des données et à la facilité de leur accès.
La fonctionnalité de messagerie très pratique
Lorsque Arkevia est opérationnel pour les salariés, chaque envoi de bulletin de salaire par l’employeur déclenche une notification par e-mail. L’employeur convie ensuite le travailleur à consulter le coffre-fort numérique. Grâce à Arkevia, les employés peuvent créer des répertoires pour organiser et traiter leurs fichiers électroniques de manière efficace. Le système d’envoi et de réception est très pratique en plus de limiter l’expédition de courrier au format papier.
Le format de sauvegarde des documents
Arkevia facilite les procédures administratives en conservant tous les documents fournis en PDF. Ce format est universel ; que ce soit pour des impressions, des consultations et des transferts. Les utilisateurs peuvent donc accéder aux fichiers au format PDF sans difficulté. Le PDF constitue une sécurité supplémentaire contre les falsifications, car les documents au format PDF sont non modifiables ; idéal donc pour protéger l’intégrité des données stockées sur la plateforme.
La centralisation du service
Arkevia rend plus aisée la gestion des documents professionnels en les centralisant. Les employés peuvent organiser leurs fichiers en plusieurs dossiers, ce qui facilitera leur recherche et leur gestion. Aussi, la fonction de partage stimule la collaboration entre collègues. Vous l’aurez compris, cette plateforme offre une solution pratique pour accéder rapidement aux documents ; améliorant la productivité et la coopération au sein de l’entreprise.
Les avantages d’Arkevia pour les entreprises
Arkevia procure aussi plusieurs avantages non négligeables aux employeurs. Primo, ils ont un accès complet à tous les documents de l’entreprise. Ils peuvent donc partager facilement des informations pertinentes avec les employés en les informant une fois que c’est fait. Secundo, la sécurité renforcée d’Arkevia garantit la confidentialité des données. Les informations sensibles de l’entreprise sont ainsi protégées contre les fuites et les accès non autorisés.
Enfin, avec Arkevia, l’employeur peut également rationaliser le processus de distribution de documents au sein de la boîte. Grâce au stockage et à la centralisation des documents, les entreprises réduisent une partie des tâches chronophages et budgétivores qui incombent aux RH en termes de paperasse. En outre, la disponibilité permanente des documents via Arkevia permet d’économiser du temps et des efforts par rapport aux méthodes d’expédition traditionnelles (remise de documents en main propre, envoi par courrier….).
